Kiekviena verslo sritis susiduria su nemažais popierinių dokumentų kiekiais. Kiekvieną kartą suvedinėjant juos rankomis, gali būti palikta nemažai klaidų ar pasikartojančios informacijos įvedimo. Taip pat skanuotų dokumentų kopijavimas ir saugojimas. Dažniausiai norima sutaupyti kuo daugiau laiko ir paskirstyti resursus tinkamiems darbams.

Terra IT siūlo sprendimą, galintį palengvinti darbus ir sutvarkyti popierinius dokumentus žymiai greičiau, bei juos visus išsaugoti vienoje vietoje, suteikiant galimybę juos pasiekti bet kuriuo metu.

Elektroninių dokumentų valdymas yra sparčiai nesiplečianti funkcija, kadangi įmonės kompiuterizuojasi ir ieško inovatyvių sprendimų, kurie padėtų sutaupyti laiko, pagerintų procesų atlikimą ir sumažintų klaidų bei nuostolių kiekį.

 

Kas tai?

 

Dokumentų skaitmeninimas – tai verslo valdymo sistemos funkcija, kuri atpažįsta nuskanuoto dokumento simbolius ir juos perduoda į sistemą tekstiniu formatu, kurį vėliau, jei reikia, bus galima redaguoti. Taip pat suteikiama galimybė susikurti skanuojamų dokumentų šablonus, tuomet bus atpažįstami to pačio formato dokumentai, pvz. pirkimo sąskaita, užsakymo forma ir pan. Elektroniniai dokumentai keičia popierinius, todėl sistema lengvai gali nuskaityti ir elektroninę versiją, kuriems vėliau sukuriamas elektroninis archyvas šiems dokumentams saugoti.

Elektroninių dokumentų rūšys gali būti įvairios, nuskaitoma informacija saugoma sistemoje, todėl dokumentai gali būti išsaugomi keliais formatais.

Elektroninio dokumento sąvoka nėra nauja, tačiau plati, apimanti ne tik įprastus dokumentus pdf, word ar excel formatu, tačiau ir suskaitmenintus dokumentus, kurie gali būti valdomi ir užpildomi pagal sukurtus šablonus, bei galimybė keisti konkretaus dokumento informaciją.

  

Nauda

 

Šio funkcionalumo suteikiama nauda pastebima iškart, nes įdiegus elektroninio archyvo informacinę sistemą jau iškart susitaupo laiko duomenų apdorojimui, tačiau kiekvienas papildomas sistemos funkcionalumas suteikia papildomų privalumų. Dokumentų skaitmeninimas įmonėms suteikia didesnę laisvo laiko dalį, kuri gali būti skirta kitiems procesams įgyvendinti. Pasirinkus dokumentų skaitmeninimą, nereikia papildomų darbuotojų dokumentų apdorojimui, nes visus veiksmus atliks sistema, liks tik patvirtinti informacijos tikslumą.
Elektroninis dokumentas – tai dokumentas, kuris yra saugomas kompiuteryje ar kitame įrenginyje, atvaizduoja dokumento duomenis ir yra lengvai persiunčiamas, ar Terra IT sistemų pagalba, redaguojamas.

Elektroninis dokumentas suvaldo informacijos kiekius ir palengvina tiekėjų sąskaitų suvedimą. Sutaupytas laikas gali būti panaudotas kitoje įmonės veikloje, taip pagerinant veiklos procesus ir pagreitinant užduočių atlikimą

    

Panaudojimas 

 

Dokumentų skaitmeninimas pritaikytas Terra IT kuriamose sistemose. Kadangi stengiamasi klientams pasiūlyti kuo daugiau patogumo ir naudos iš sistemos, kuriamos vis naujos ir patogesnės funkcijos. 
Naudotis šiuo funkcionalumu taip pat paprasta kaip ir kitomis funkcijomis, todėl darbą galima pradėti iškart.

Organizacijos veikloje pritaikomas elektroninių dokumentų valdymas palengvina veiklos procesų valdymą, bei užtikrina savalaikį informacijos srautų perdavimą, bei sąskaitų apmokėjimą.

 

Terra IT kuriamos verslo valdymo sistemos, kuriose pritaikytas dokumentų skaitmeninimo funkcionalumas: